Le registre unique du personnel (RUP) est un document obligatoire que toute entreprise doit posséder et tenir à jour. Il recense l’ensemble des effectifs de l’entreprise. Comment rédiger et mettre à jour le registre unique du personnel ? Quelles mentions doit-il contenir ? Découvrez également pendant combien de temps le mettre à disposition, qui peut y avoir accès et quelles sanctions encourt l’employeur qui ne respecte pas ses obligations.
Qui doit tenir un registre unique du personnel (RUP) ?
Tous les établissements où sont employés des salariés (au moins 1 salarié) doivent détenir et mettre à jour leur registre unique du personnel.
En revanche, les particuliers employeurs et les employeurs ayant recours au chèque emploi service universel (Cesu) et au chèque emploi associatif, n’ont pas à tenir de RUP.
Quelles sont les mentions obligatoires du registre unique du personnel ?
Partie réservée aux salariés
Le registre unique du personnel doit comporter :
- les noms et prénoms de tous les salariés ;
- leur nationalité ;
- leur date de naissance ;
- leur sexe ;
- leur emploi ;
- leur qualification ;
- leurs dates d’entrée et de sortie de l’établissement ;
- lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d’autorisation ;
- pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée, le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail ;
- pour les travailleurs titulaires d’un CDD, la mention « contrat à durée déterminée » ;
- pour les salariés temporaires, la mention « salarié temporaire » ainsi que le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire ;
- pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs, la mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » ainsi que la dénomination et l’adresse de ce dernier ;
- pour les salariés à temps partiel, la mention « salarié à temps partiel » ;
-
pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, la mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».
Partie spécifique, réservée aux stagiaires et volontaires en service civique
Le RUP doit comporter, dans une partie spécifique, les mentions suivantes :
- les noms et prénoms des stagiaires accueillis dans l’établissement ;
- les dates de début et de fin de la période de formation en milieu professionnel ou du stage ;
- les noms et prénoms des tuteurs ainsi que le lieu de présence des stagiaires.
Le registre doit également contenir les noms et prénoms des personnes volontaires en service civique accueillies dans l’établissement.
Partie annexe au registre unique du personnel
Des documents doivent être annexés au RUP. Il s’agit notamment :
- des copies des titres autorisant l’exercice d’une activité salariée des travailleurs étrangers ;
-
des accusés de réception des déclarations de détachement.
Dans quel ordre le registre unique du personnel doit-il être rempli ?
Le registre doit être rempli dans l’ordre d’arrivée de chaque travailleur (ou stagiaire).
Les mentions correspondant à des événements postérieurs à l’embauche du salarié (ou stagiaire) sont inscrites dans le document, au moment où ceux-ci surviennent.
Qui a accès au registre unique du personnel ?
L’employeur doit tenir le RUP à la disposition du comité social et économique (CSE) et des fonctionnaires et agents chargés de veiller à l’application du Code du travail et du Code de la sécurité sociale (agents de l’inspection du travail, de la CARSAT, de l’Urssaf…).
Sur quel support est tenu le registre unique du personnel ?
Aucun support spécifique n’est imposé pour tenir un registre unique du personnel. Sa forme est libre. Cependant, si le RUP n’est pas tenu sur un support papier, il doit offrir des garanties de contrôle équivalentes (notamment si le support est informatique).
Combien de temps le registre unique du personnel doit-il être conservé ?
Comme l’indique le Code du travail, les mentions inscrites sur le registre unique du personnel sont conservées pendant une durée de 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement.
Quelles sanctions en l’absence de tenue d’un registre unique du personnel ?
L’employeur, qui ne respecte pas ses obligations concernant le registre unique du personnel, risque une amende prévue pour les contraventions de la quatrième classe, soit 750 euros.
Cette amende peut être prononcée dans les cas suivants :
- absence de registre unique du personnel ;
- absence de mise à disposition du document au CSE ou aux agents de contrôle ;
- absence des mentions obligatoires dans le registre ;
- durée de conservation non respectée ;
- absence de mise en annexe de la déclaration de détachement, le cas échéant ;
- etc.
Cette amende est appliquée autant de fois qu’il y a de travailleurs concernés.
De plus, si l’employeur ne met pas le RUP à disposition du CSE, il peut être condamné pour délit d’entrave au fonctionnement de ce dernier.
