Réponse professionnelle à une réclamation client

Votre démarche

Montrez au client comment son dossier sera traité

Une réclamation appelle une réponse qui montre ce que votre entreprise a compris et ce qu’elle peut faire. Ce courrier vous aide à reprendre les faits connus, à identifier les pièces utiles et à présenter une action réaliste. Il peut accompagner une demande d’information complémentaire ou la proposition d’une solution déjà validée par la personne compétente dans votre organisation. Le traitement des échanges clients s’appuie aussi sur notre sélection de courriers professionnels, avec une fiche pour chaque situation.

Indiquez la commande ou la prestation concernée ainsi que la date de réception de la réclamation. Reformulez le problème sans lui attribuer une cause encore incertaine. Les éléments communiqués par le client doivent être distingués de ceux que vous avez pu contrôler. Des photographies, une référence de livraison ou un compte rendu peuvent être nécessaires pour examiner la demande dans de bonnes conditions.