Comment réussir un projet ERP : les étapes clés avant de choisir son logiciel
Un projet ERP ne devrait pas commencer par une comparaison de logiciels. Avant de sélectionner une solution, l’entreprise doit comprendre ses processus, formaliser ses besoins et définir ce qu’elle attend réellement du futur système de gestion. Cette phase de cadrage permet notamment d’éviter de choisir un outil qui répond bien à certaines fonctionnalités, mais moins bien au fonctionnement réel de l’entreprise.
Pour une PME ou une entreprise industrielle, la démarche concerne plusieurs métiers et peut toucher la gestion commerciale, les achats, les stocks, la production, la finance ou encore la gestion des données. Un ERP est donc autant un projet d’organisation qu’un projet informatique.
L’objectif est de construire progressivement un projet cohérent : analyser l’existant, définir les objectifs, rédiger un cahier des charges, consulter les solutions disponibles, puis préparer la mise en place et l’accompagnement des utilisateurs.
Pourquoi un projet ERP ne commence pas par le choix du logiciel
Un ERP, ou progiciel de gestion intégré, rassemble au sein d’un même système différentes fonctions de l’entreprise. Selon la solution retenue et son périmètre, il peut notamment contribuer à gérer les achats, les ventes, les stocks, la production, la comptabilité ou certaines données liées aux ressources humaines.
Cette couverture fonctionnelle ne signifie toutefois pas qu’un ERP est adapté par défaut à toutes les entreprises. Le choix doit être mis en regard des processus et des objectifs de l’organisation.
France Num rappelle d’ailleurs que la mise en place d’un ERP ne consiste pas simplement à installer un logiciel. La démarche suppose notamment de définir les objectifs, de revoir les processus, de maîtriser les données et d’impliquer les équipes.
Le premier travail consiste donc à répondre à des questions très concrètes : quels sont les processus qui fonctionnent correctement ? Où se trouvent les blocages ? Quelles informations sont ressaisies plusieurs fois ? Quelles tâches pourraient être automatisées ? Quelles données doivent être mieux partagées entre les services ?
Analyser les processus existants avant le choix de l’ERP
Cartographier les principaux processus métiers
La première étape consiste à observer la manière dont l’entreprise fonctionne réellement, et pas uniquement la manière dont elle est supposée fonctionner.
Dans une entreprise industrielle, l’analyse peut par exemple porter sur le parcours d’une commande, l’approvisionnement, la gestion des stocks, la planification, la production, la livraison ou la facturation. L’objectif est de comprendre les enchaînements entre les équipes, les outils utilisés et les données produites.
Cette analyse permet aussi d’identifier les écarts entre les processus théoriques et les pratiques quotidiennes.
Identifier les points de blocage
Certaines difficultés sont particulièrement révélatrices : doubles saisies, informations dispersées dans plusieurs logiciels, fichiers Excel parallèles, validations manuelles, manque de visibilité sur les stocks ou difficultés à obtenir une information fiable.
La numérisation des processus vise précisément à améliorer le fonctionnement de l’entreprise en agissant sur des activités telles que la production, la logistique, les stocks ou la gestion des plannings.
L’enjeu n’est donc pas de digitaliser chaque processus indistinctement. Il s’agit d’identifier les processus pour lesquels une évolution de l’organisation ou des outils peut réellement répondre aux objectifs du projet.
Recueillir et formaliser les besoins métiers
Une fois l’existant analysé, l’entreprise doit transformer les constats en besoins précis.
Cette phase nécessite d’associer les personnes concernées par le projet. Les équipes commerciales, administratives, financières, logistiques ou de production peuvent avoir des attentes différentes vis-à-vis du futur ERP. Les utilisateurs connaissent en effet les contraintes opérationnelles qui ne sont pas toujours visibles depuis la direction ou le service informatique.
Le recueil doit permettre de distinguer plusieurs niveaux de besoin :
- les fonctions indispensables au fonctionnement de l’entreprise ;
- les améliorations importantes mais non bloquantes ;
- les fonctionnalités souhaitables qui pourront éventuellement être traitées plus tard.
Cette hiérarchisation évite de construire un projet autour d’une accumulation de fonctionnalités. Elle aide au contraire à se concentrer sur les objectifs du projet et sur les processus qui doivent réellement évoluer.
Cadrer le projet ERP avant de consulter les éditeurs
Définir le périmètre et les objectifs
Un projet ERP doit avoir un périmètre clairement défini. Quelles activités sont concernées ? Quels sites ou services participent au projet ? Quels processus doivent être intégrés en priorité ? Quelles données doivent être reprises ? Quels résultats sont attendus ?
Le périmètre peut également évoluer au cours de la réflexion. Il est donc utile de distinguer ce qui relève du projet initial de ce qui pourra être traité dans une seconde phase.
Cette démarche rejoint plus largement les recommandations de France Num sur la transformation numérique des PME : définir une vision, impliquer les collaborateurs, fixer un cap, prioriser les chantiers puis sélectionner et déployer les outils adaptés.
Pourquoi faire appel à une AMO ou une AMOA ERP ?
L’AMO, ou assistance à maîtrise d’ouvrage, et l’AMOA, assistance à maîtrise d’ouvrage informatique, peuvent intervenir pour faire le lien entre les besoins de l’entreprise et les solutions disponibles.
L’intérêt d’un accompagnement indépendant est notamment de partir des processus et des besoins avant de s’intéresser aux fonctionnalités d’un outil particulier. L’intervenant peut contribuer à analyser l’existant, organiser le recueil des besoins, formaliser les exigences, préparer la consultation des solutions et accompagner l’entreprise dans son choix.
Dans ce cadre, une entreprise peut faire appel à HECATIS pour bénéficier d’un accompagnement AMOA pour un projet ERP, notamment lors des phases de cadrage, d’analyse des processus, de formalisation des besoins et de préparation du choix de la solution.
L’objectif n’est pas de remplacer les équipes de l’entreprise, mais de structurer la démarche et de faciliter les arbitrages entre besoins métiers, contraintes du projet et possibilités des solutions étudiées.
Rédiger un cahier des charges ERP
Le cahier des charges constitue la traduction formalisée du besoin de l’entreprise. Il permet de présenter le contexte, les objectifs, le périmètre et les exigences auxquels les solutions consultées devront répondre.
Un cahier des charges ERP pertinent ne se limite donc pas à une longue liste de fonctionnalités. Il doit permettre aux éditeurs et intégrateurs de comprendre le fonctionnement de l’entreprise et ses attentes.
Que doit contenir un cahier des charges ?
Selon le contexte, le document peut notamment préciser :
Élément
Objectif
Contexte de l’entreprise
Comprendre l’activité, l’organisation et les enjeux
Processus existants
Décrire le fonctionnement actuel et ses principales limites
Objectifs du projet
Définir les résultats recherchés
Périmètre fonctionnel
Identifier les métiers et processus concernés
Besoins fonctionnels
Décrire les capacités attendues du futur ERP
Données
Préciser les données à reprendre, exploiter ou partager
Déploiement
Anticiper les conditions de mise en œuvre et de mise en production
Utilisateurs
Identifier les populations concernées et les besoins de formation
La qualité de la rédaction du cahier des charges conditionne ensuite la pertinence des réponses obtenues. Des besoins trop vagues rendent les propositions difficiles à comparer. À l’inverse, des exigences suffisamment explicites permettent de mieux évaluer la couverture fonctionnelle des solutions.
Comparer les solutions et choisir son ERP
Une fois le besoin formalisé, l’entreprise peut consulter différents éditeurs ou intégrateurs. Le choix ne doit pas uniquement porter sur le nombre de fonctionnalités proposées.
La question centrale est plutôt celle de l’adéquation entre la solution et les besoins de l’entreprise : les processus peuvent-ils être couverts de manière cohérente ? Les données peuvent-elles être exploitées correctement ? Les utilisateurs pourront-ils s’approprier l’outil ? Le déploiement est-il compatible avec les ressources et les contraintes de l’entreprise ?
Il faut également distinguer le rôle de l’éditeur de celui de l’intégrateur. L’éditeur développe et fait évoluer le logiciel, tandis que l’intégrateur intervient notamment dans sa configuration, son adaptation et sa mise en œuvre auprès de l’entreprise. Le périmètre exact dépend naturellement de chaque projet et de chaque solution.
Pour une PME ou une ETI industrielle, cette comparaison doit également tenir compte des spécificités de la production, de la gestion des stocks, des flux et de l’organisation des équipes lorsqu’elles sont concernées par le projet.
Préparer le déploiement et l’accompagnement des utilisateurs
Le choix du logiciel ne constitue pas la fin du projet. La mise en œuvre d’un ERP implique une phase de déploiement au cours de laquelle les processus, les données et les habitudes de travail doivent être préparés.
Anticiper la qualité et la reprise des données
Les données constituent un élément essentiel du projet. Avant la migration, l’entreprise peut avoir intérêt à identifier les doublons, les informations obsolètes ou les incohérences présentes dans ses différents systèmes.
Une mauvaise qualité des données peut en effet compliquer la mise en place du nouvel outil. La préparation doit donc être anticipée plutôt que traitée uniquement au moment de la mise en production.
Les enjeux de sécurité doivent également être pris en compte. La CNIL rappelle que les entreprises doivent sécuriser les données qu’elles détiennent, qu’il s’agisse notamment de données personnelles, financières ou industrielles.
Préparer les utilisateurs et la formation
Un ERP modifie souvent les habitudes de travail et les interactions entre les équipes. La formation ne doit donc pas être considérée comme une simple étape administrative à la fin du projet.
Les utilisateurs doivent comprendre ce qui change dans leur activité, comment utiliser le nouvel outil et vers qui se tourner en cas de difficulté. France Num souligne notamment l’importance de l’implication des équipes et de la formation lors de la mise en place d’un ERP.
L’accompagnement peut prendre différentes formes selon le projet : formations par métier, documentation, utilisateurs référents, ateliers pratiques ou accompagnement lors de la mise en production.
Les erreurs à éviter avant de choisir un ERP
Certaines erreurs peuvent fragiliser le projet avant même la sélection de la solution.
La première consiste à choisir un logiciel parce qu’il semble complet, sans avoir suffisamment analysé les besoins de l’entreprise. Une seconde consiste à sous-estimer les processus et les utilisateurs en considérant l’ERP comme un simple outil informatique. Une troisième est de repousser les sujets liés aux données, à la formation ou au changement jusqu’à la mise en production.
À l’inverse, un projet structuré permet de relier chaque décision à un besoin identifié. L’entreprise peut ainsi comparer les solutions sur une base commune et conserver une vision claire des objectifs poursuivis.
FAQ
Pourquoi faut-il cadrer un projet ERP avant de choisir le logiciel ?
Le cadrage permet de comprendre les processus, les besoins métiers, les objectifs et le périmètre du projet avant de comparer les solutions. Il aide ainsi l’entreprise à rechercher un ERP adapté à son fonctionnement plutôt qu’à adapter son besoin à un outil choisi trop tôt.
Que doit contenir un cahier des charges ERP ?
Il peut notamment présenter le contexte de l’entreprise, les processus existants, les objectifs, le périmètre, les besoins fonctionnels, les contraintes, les données concernées et les conditions envisagées pour le déploiement et la formation.
Comment choisir un ERP adapté à une PME ?
Le choix doit partir des besoins réels de la PME et de ses processus. La couverture fonctionnelle de la solution est importante, mais elle doit être mise en regard de son adéquation aux métiers, des données à gérer, des utilisateurs concernés et des conditions de mise en œuvre.
Quelle différence entre AMO et AMOA dans un projet ERP ?
L’AMO désigne de manière générale une assistance apportée au maître d’ouvrage. L’AMOA correspond à cette assistance lorsqu’elle porte notamment sur les besoins fonctionnels et le système d’information. Dans un projet ERP, elle peut contribuer au cadrage, au recueil des besoins, au cahier des charges, à la consultation des solutions et à l’accompagnement du projet.
Quand faire appel à un accompagnement AMOA ERP ?
L’accompagnement peut être utile dès la phase de réflexion, avant le choix d’un logiciel. Il peut également intervenir lors de la rédaction du cahier des charges, de la comparaison des solutions ou de la préparation du déploiement.
Comment préparer les utilisateurs au déploiement d’un ERP ?
Il est recommandé d’impliquer les équipes suffisamment tôt, d’expliquer les objectifs du projet, d’identifier les changements de pratiques et de prévoir une formation adaptée aux différents métiers. Des référents internes peuvent également faciliter l’appropriation du nouvel outil.
Sources
https://www.francenum.gouv.fr/guides-et-conseils/pilotage-de-lentreprise/logiciels-de-gestion-de-lentreprise/pourquoi-et-comment
https://www.francenum.gouv.fr/guides-et-conseils/pilotage-de-lentreprise/numerisation-des-processus
https://www.francenum.gouv.fr/guides-et-conseils/pilotage-de-lentreprise/logiciels-de-gestion-de-lentreprise
https://www.francenum.gouv.fr/guides-et-conseils/strategie-numerique/comprendre-le-numerique/guide-de-la-transformation-digitale
https://www.cnil.fr/fr/securite-des-donnees-les-regles-essentielles
