Le dirigeant d’une SASU utilise souvent son véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Le remboursement des kilomètres parcourus est possible, mais il doit respecter des règles précises pour éviter redressement fiscal ou social. Ce guide rappelle le cadre légal, explique comment appliquer le barème kilométrique, propose un exemple chiffré, compare barème forfaitaire et frais réels, et liste les justificatifs à conserver pour sécuriser la position de la société.
Cadre légal et conditions d’éligibilité
Le président de SASU peut se faire rembourser ses frais de déplacement s’ils sont motivés par un besoin professionnel. La société doit être en mesure de justifier la nécessité du déplacement. En pratique, il convient de conserver une note de frais détaillée, un relevé kilométrique ou tout autre document prouvant le trajet et le motif. L’administration fiscale et l’URSSAF acceptent le barème kilométrique officiel ou, sur option, les frais réels sur justificatifs.
Le barème kilométrique : principe et application
Le barème fiscal annuel fixe un montant par kilomètre selon la puissance fiscale du véhicule et la distance annuelle parcourue. Il permet de calculer un remboursement exonéré de cotisations sociales si les conditions sont respectées. Le calcul consiste à multiplier les kilomètres professionnels par le montant unitaire correspondant à la tranche applicable. Le barème offre une solution simple et sécurisée administrativement, sans avoir à détailler chaque dépense d’entretien, de carburant ou d’amortissement.
Exemple chiffré et méthode pas à pas
Supposons un véhicule de 6 CV parcourant 8 000 km à des fins professionnelles sur l’année. Pour calculer le remboursement selon un barème à tranches, il faut répartir les kilomètres dans les tranches prévues par le barème, appliquer les coefficients ou montants par tranche, puis additionner. Si le barème indicatif propose 0,50 € par km jusqu’à 5 000 km et 0,30 € pour la tranche suivante, le calcul s’effectue ainsi :
- 5 000 km × 0,50 € = 2 500 €
- 3 000 km × 0,30 € = 900 €
- Total remboursement = 3 400 €
Ce montant, correctement documenté par une note de frais et un relevé kilométrique, peut être versé au président. Si la société opte pour les frais réels, il faudra justifier et totaliser carburant, entretien, assurances et amortissement pour déterminer le montant déductible ou remboursable.
Barème forfaitaire vs frais réels : comment choisir
Le choix entre le barème forfaitaire et les frais réels dépend des coûts effectifs du véhicule. Le barème est simple et sécurisant mais peut être inférieur aux frais réels si le véhicule est coûteux en entretien ou en carburant. Les frais réels requièrent la conservation de toutes les factures et une ventilation comptable précise. Il est conseillé de comparer annuellement le montant obtenu selon les deux méthodes et de conserver la décision dans la documentation comptable.
Gestion comptable et justificatifs à conserver
La pratique comptable exige une note de frais signée, datée et détaillant le trajet, le motif, la distance et le calcul appliqué. Joignez à cette note :
- Relevé kilométrique ou export GPS confirmant les trajets professionnels.
- Factures de carburant et d’entretien si vous retenez les frais réels.
- Agenda, ordre de mission ou convocation prouvant le caractère professionnel du déplacement.
- Copie du barème utilisé pour le calcul (référence annuelle).
Ces éléments doivent être conservés pendant les délais légaux et présentés en cas de contrôle URSSAF ou fiscal. En comptabilité, le remboursement est enregistré dans un compte de charges approprié (frais de déplacement) ou, selon la structure, dans un compte de remboursement de frais au dirigeant.
Modèle de note de frais pour président de SASU
Une note de frais minimale doit contenir :
- Nom du bénéficiaire et rôle (président de la SASU).
- Date du déplacement et lieu de départ/arrivée.
- Motif professionnel (rendez-vous client, visite fournisseur, mission).
- Distance parcourue et barème appliqué (ou détail des frais réels).
- Montant total demandé et signature.
Incidences sociales et fiscales
Le remboursement respectant le barème et accompagné des justificatifs n’est généralement pas soumis aux cotisations sociales. En revanche, un remboursement excessif ou sans justificatif peut être requalifié en avantage en nature ou en rémunération et alors être soumis à cotisations et à l’impôt. Les trajets domicile-siège font l’objet d’une attention particulière : leur caractère professionnel doit être évident (nécessité de se rendre au siège pour une mission précise, réunions fréquentes, etc.). Documenter chaque déplacement domicile-siège par un ordre de mission ou une convocation est une bonne pratique.
Conseils pratiques et pas à pas
Pour sécuriser vos remboursements : mettez en place un modèle de note de frais, tenez un relevé kilométrique à jour, comparez chaque année barème et frais réels, et joignez systématiquement les pièces justificatives. En cas de doute, demandez l’avis de votre expert-comptable ou d’un conseil fiscal. Une pratique rigoureuse évite les mauvaises surprises et protège la société lors d’un contrôle.
En résumé, le remboursement des kilomètres au président de SASU est possible et souple, à condition d’être documenté et calculé correctement. Le barème kilométrique offre simplicité et sécurité, tandis que les frais réels peuvent être plus favorables selon le coût réel du véhicule. Organisez vos pièces, formalisez la procédure et révisez-la annuellement.
