Organiser un moment convivial en deux jours, c’est possible, et sans finir la tête dans le guidon. Voici un plan minute, pensé pour un format clé en main avec traiteur d’entreprise (petit-déj, goûter, cocktail léger) et des animations culinaires simples qui font mouche.
Cadrer en 15 minutes (J-2, matin)
Commencez par un mini-brief :
Objectif : bienvenue à un·e nouveau·elle, célébration, cap commercial, QVCT ?
Créneau : 30–60 min, idéalement entre 10 h–11 h (petit-déj) ou 16 h–17 h (goûter).
Participants : nombre, profils, éventuels invités externes.
Contraintes alimentaires : végétarien, sans gluten, halal, allergies (prévoir alternatives).
Budget : fourchette par personne.
Ambiance : décontractée, “kudos”, mini-discours ?
Choisissez le format :
Petit-déj gourmand (viennoiseries + fruit + coffee corner).
Goûter d’entreprise (bar à cookies/mini-pâtisseries + boissons).
Buffet original debout (bouchées froides + station “show” simple : découpe de fruits, jus minute).
Sélectionner un traiteur & verrouiller la logistique (J-2, midi)
Contactez 1 ou 2 traiteurs événementiels “clé en main” comme Les Furibons. Transmettez un brief express :
Date/heure, adresse, effectif, format choisi, budget, contraintes alimentaires, accès/parking/ascenseur.
Demandez : menu proposé, heure d’arrivée, matériel inclus (mange-debouts, nappage, vaisselle, poubelles tri), affichage allergènes, conditions d’annulation.
Réservez la salle (ou espace open space proche d’un point d’eau et prises), bloquez un créneau d’installation (T-60), et informez l’accueil/sécurité. Si possible, prévoyez 1–2 ambassadeurs dans chaque équipe pour relayer l’invitation.
Annoncer en une minute (J-2, fin de journée)
Message interne type (Slack/Teams/e-mail) :
Jeudi 16 h : Pause gourmande au 3e !
On se retrouve pour célébrer [motif] autour d’un buffet de saison (options végétariennes, sans gluten).
Merci de réagir si vous venez, pour ajuster les quantités.
Astuce : ajoutez un mini-sondage (présence/contraintes) et un teaser visuel. Épinglez le message.
Finaliser les détails (J-1)
Valider le menu et le nombre (inclure +10 % pour les imprévus si possible).
Vérifier accès, badge, zone de déchargement.
Prévoir un point tri (verre, emballages, ordures) et de l’eau en libre-service.
Préparer signalétique : flèches vers l’espace, affichage allergènes fourni par le traiteur.
Musique d’ambiance (playlist soft), micro si mini-discours.
Plan B si la météo impacte un espace extérieur.
Jour J : déroulé simple et fluide
T-60 : accueil du traiteur, installation (parcours en U ou îlots pour éviter les goulots).
T-30 : mise en place boissons, serviettes, pinces, sacs poubelle supplémentaires.
Kick-off : 2 phrases d’ouverture (merci, motif) + inviter aux stands (“sucré au fond, salé à gauche, boissons à droite”).
Animation culinaire : privilégiez une station légère (jus pressés, découpe fruits, mini-toast à la minute) : effet “wow” sans logistique lourde.
Rôle clair : un·e référent·e pour le timing et un·e pour les photos internes.
Inclusivité : signalétique claire des options végé / sans gluten / halal.
Clôture : annoncer 10 minutes avant la fin, proposer les restes au frigo d’étage (anti-gaspi) ou prévoyez une box solidaire si possible.
Après l’événement (J+0/J+1)
Feedback éclair (2 questions) : “As-tu participé ?”, “Ce que tu as préféré/à améliorer ?”
Partage : 3–5 photos dans l’intranet/Teams + remerciements.
Bilan : participants, coût/pers., points forts, pistes (horaires, quantités, animations).
Avec ce canevas, vous tenez un moment convivial en 48 h qui fait plaisir aux équipes, respecte les régimes alimentaires et reste zéro stress grâce à un partenaire traiteur d’entreprise vraiment clé en main.
