RGPD, Sapin II, l’AI Act, NIS 2… Lorsqu’il s’agit d’être en conformité concernant la sécurité des données, les cadres réglementaires sont nombreux aujourd’hui. Et quand on sait que les entreprises qui négligent ces aspects peuvent s’exposer à une perte de confiance de la part de leurs partenaires en plus de sanctions financières, il vaut mieux prendre quelques précautions. C’est dans ce contexte que les audits des sous-traitants ont tout leur intérêt et c’est justement l’objet de ce billet de blog.

Les étapes d’un audit efficace de conformité de sous-traitants

Pour les besoins de cet article reposant sur l’audit des sous-traitants pour la conformité réglementaire, nous nous sommes appuyés sur la solution proposée par Witik qui est un expert dans le domaine. Cette entreprise propose notamment une méthodologie claire basée sur plusieurs étapes afin de garantir un audit complet et pertinent. Voici les 4 principales : 

• Définir vos attentes par rapport à vos objectifs de protection des données en prenant en compte les exigences du RGPD. Il va entre autres falloir vous demander quels types de données traitent vos sous-traitants et quelles normes s’appliquent à leurs activités. Avec cette première étape, vous serez en mesure de hiérarchiser les risques encourus.
• Collecter toutes les informations nécessaires en demandant à vos sous-traitants les preuves de leur conformité. Il existe pour cela des questionnaires d’audit qui pourront vous être utiles pour les interroger sur leurs politiques internes, leurs procédures de sécurité.
• Analyser les pratiques que vous ont communiquées les sous-traitants et tenter d’identifier les écarts. En effet, il y a toujours quelques différences entre les engagements contractuels et les pratiques réelles. Le but n’est toutefois pas de pointer du doigt les défaillances, mais plutôt de proposer des pistes d’amélioration. Ce sera alors le moment de proposer un plan d’actions correctives en cas de besoin.
• Assurer un suivi afin de vous assurer que le sous-traitant respecte bien ses engagements. Sachez au passage qu’une solution numérique comme celle proposée par Witik permet d’automatiser ce suivi, ce qui est utile pour garantir la conformité des données sur la durée.

Les bénéfices à réaliser un audit structuré

Même si les sous-traitants ne font pas directement partie de votre entreprise, vous avez une certaine responsabilité en les choisissant comme partenaires. Certes, ce n’est pas vous qui allez payer une amende en cas de non-conformité. Cependant, rappelons qu’un sous-traitant non conforme peut entraîner des fuites de données de votre entreprise et mettre en danger votre réputation. Il y a donc deux principaux bénéfices à mettre en placer un audit structuré pour l’ensemble de vos sous-traitants : 

• Vous améliorez la sécurité en corrigeant les mauvaises pratiques et en détectant les failles les plus évidentes, ce qui limite le risque de cyberattaques.
• Vous renforcez la confiance de vos partenaires et vos clients en ne passant des contrats qu’avec des sous-traitants conformes.

Pourquoi se tourner vers les outils d’une entreprise spécialisée pour ce type d’audit ?

En fonction du nombre de sous-traitants avec lesquels vous êtes en contact, vous pourriez vous charger entièrement vous-même des audits de conformité. Après tout, en dénichant des ressources pertinentes sur internet et en appliquant une méthodologie qui fait ses preuves, vous n’avez pas forcément besoin d’outils spécialisés. Néanmoins, au vu de la complexité du domaine, cette approche est pour le moins risqué. En utilisant un logiciel de conformité reconnu, les avantages sont nombreux : 

• Vous gagnez un temps conséquent puisque tout est géré par la plateforme. Ce n’est donc pas à vous de proposer des protocoles particuliers.
• Les audits réalisés vous permettent d’avoir un aperçu plus clair des forces et faiblesses de chaque sous-traitant. Avec le logiciel proposé par Witik par exemple, vous obtenez un pourcentage pour chaque sous-item et un score pondéré.