Pour gérer un projet efficacement et garantir son succès, il est important de bien le structurer. Pour une planification encore plus précise, l’utilisation de workflow peut être mise en place. Découvrez dans ce guide tout ce qu’il faut savoir sur les workflow, mais également comment les utiliser pour une gestion de projet optimale.
Qu’est-ce qu’un workflow ?
Un workflow ou flux de travail est une série d’étapes de travail qui sont nécessaires pour l’accomplissement d’un objectif. Ces étapes ordonnées détaillent différentes actions à entreprendre, les intervenants, les moyens et ressources nécessaires, mais également les calendriers d’exécution et les points de validation. L’objectif des workflows est de garantir un meilleur suivi des processus. Il est important aussi bien dans un processus commercial, que dans un processus administratif ou d’autres domaines opérationnels. Pour mettre en place et gérer ses workflow l’utilisation d’outils de gestion de projet est indispensable. Ils automatisent ce processus et facilitent leur mise en place, ils permettent également d’améliorer la collaboration entre les équipes. Les workflows sont présents dans de nombreux processus, voici des exemples de workflows :
- l’approbation d’une commande ;
- l’approbation d’une demande de congés ;
- un processus pour une demande de recrutement.
Comment utiliser les workflows pour une gestion de projet optimale ?
Pour atteindre efficacement des objectifs, la mise en place des workflows est indispensable. Ils doivent toutefois être bien structurés et être bien utilisés pour atteindre vos objectifs. Voici comment tirer le meilleur parti des workflows pour une gestion de projet optimale.
Choisir le bon outil
Pour gérer efficacement vos workflows, la première action est de sélectionner l’outil de gestion de workflow le plus adapté. Il existe une large gamme d’outils dédiés à ce processus. Choisissez un outil facile à prendre en main, adapté à vos besoins spécifiques, mais également un outil complet. Ce dernier point est particulièrement important, car un outil avec des fonctionnalités réduites peut ne pas être efficace. Par exemple, assurez-vous que l’outil dispose de modèles clé-en main, d’outils de planification, qu’il comprend des diagrammes techniques, des indices de flux, etc.
Identifier vos principaux processus
Dans un second temps, vous devez vous poser les bonnes questions qui seront utiles pour identifier les différents processus qui structureront votre projet. En identifiant clairement ces étapes, vous pouvez mieux mettre en place vos workflows. Décomposer chaque processus important en étapes distinctes.
Mettre en place le modèle de gestion de Workflow adéquat
Une fois que vous avez défini votre outil de gestion et structurer les étapes, vous pouvez mettre en place votre système de gestion de workflow. Cette phase de conception est cruciale pour que votre workflow puisse atteindre les objectifs fixés. Choisissez le modèle de workflow le plus approprié en fonction de vos besoins puis personnalisez-le. Définissez les tâches à réaliser, définissez leur enchaînement, mettez des statuts de tâches, ajoutez des éléments visuels, placez des indicateurs de performance clé (KPI), des diagrammes, etc.
Attribuer les responsabilités
Maintenant que votre workflow est en place, vous pouvez attribuer les rôles et les responsabilités. Désignez les différents acteurs qui interviendront dans le processus et donner leur un rôle précis et les responsabilités qui y sont rattachés. N’oubliez pas de définir les différents points de validation qui sont indispensables pour garantir que les objectifs sont atteints.
Suivre et ajuster le workflow
Vos workflows ne sont pas fixes, il est nécessaire de les adapter et d’ajuster. Ils doivent principalement s’adapter aux évolutions du projet. Ajuster le de manière continu en prenant en compte des retours de chaque intervenant. Cet ajustement est nécessaire pour mieux réagir face aux imprévus. Vous pouvez par exemple réaffecter les ressources ou les responsabilités, modifier les délais et calendriers, établir de nouveaux processus, etc., afin de garantir la bonne exécution du projet.
Les avantages de mettre en place une gestion de workflow
Pour toute entreprise, secteur d’activité confondu, mettre en place un système de gestion de workflow est avantageux sur de nombreux points.
Amélioration de l’efficacité
Une entreprise, en structurant et en automatisant les processus clés, améliore son efficacité. Les workflows offrent une vision globale et plus claire pour une meilleure maîtrise des différents processus.
Meilleure collaboration des équipes
Une gestion des workflows permet également de favoriser une meilleure coordination des équipes en temps réel. Les équipes peuvent mieux collaborer grâce à un suivi en temps réel de l’avancement des projets.
Transparence des actions
L’un des avantages majeurs de la mise en place d’une gestion des workflows est de permettre une transparence des différentes étapes. Chaque action est visible et il est plus facile de vérifier si chaque partie à exécuter ses tâches.
Réduction des erreurs
Finalement, une bonne gestion des workflows permet de limiter les risques d’erreurs. En effet, grâce à une meilleure visibilité des tâches et à la mise en place de circuit d’approbation, les oublis sont réduits.